Umfang
Diese globale Datenschutzrichtlinie für Finanzinformationen (diese „Richtlinie“) gilt für alle Direktoren, Beauftragten und Mitarbeiter der Velcro Unternehmensgruppe als auch Auftragnehmer, Berater und jegliche Personen, die zur Handlung im Namen der Velcro Unternehmensgruppe berechtigt sind. In dieser Richtlinie bezeichnet die „Velcro Unternehmensgruppe“ bzw. „wir“ VIL Ltd und ihre direkten und indirekten Tochtergesellschaften.
Zweck
Zweck dieser Richtlinie ist der Schutz der Finanzinformationen der Kunden und Lieferanten der Velcro Unternehmensgruppe (gemeinsam „Sie“) und die verantwortungsvolle und gesetzeskonforme Bearbeitung solcher Informationen.
Definitionen
In dieser Richtlinie haben die nachstehenden Begriffe folgende Bedeutung:
- „Finanzinformationen“ bezeichnet (a) die Kontodaten; und (b) Kreditkartendaten.
- • „Bearbeitung“ bedeutet ein jegliches an Finanzinformationen durchgeführtes automatisches oder anderweitiges Verfahren oder Verfahrensreihe, durch welches mittels Alignment oder Kombination die Übertragung, Speicherung, Beschränkung, Löschung bzw. Vernichtung ermöglicht wird.
Die Velcro Unternehmensgruppe ist der Controller der bereitgestellten, gespeicherten, bearbeiteten oder anderweitig von oder für die Velcro Unternehmensgruppe benutzten Finanzinformationen, und das bedeutet, dass wir dafür verantwortlich sind zu entscheiden, wie wir Finanzinformationen verwalten und nutzen. Wir verstehen die Notwendigkeit der Behandlung Ihrer Finanzinformationen auf angemessene und rechtskonforme Art und Weise gemäß allen anwendbaren Gesetzen. Die Velcro Unternehmensgruppe bietet allen Mitarbeitern Schulungen, Anleitungen, Rechtsberatung und Unterstützung zum Datenschutz um sicherzustellen, dass wir unter Einhaltung aller anwendbaren Datenschutzgesetze handeln.
Transparenz und Datenintegrität
- Den Mitarbeitern der Velcro Unternehmensgruppe wird nur Zugriff auf die Finanzinformationen anderer Personen gewährt für den Zweck der Förderung der Geschäftsziele innerhalb des Kontextes und der Einschränkungen, unter welchen die Daten bereitgestellt wurden. Zugriff auf Daten ist nur auf jene Personen beschränkt, welche über einen legitimen Geschäftsgrund zum Zugriff und zur Nutzung verfügen.
- Die Mitarbeiter der Velcro Unternehmensgruppe, denen solche Daten anvertraut werden, müssen aktiv alle Unternehmensrichtlinien zur Sicherheit, zur Speicherung, zum Zugriff, zur Kontrolle und zur Rückgabe bzw. Zerstörung der persönlichen Daten einhalten. Solche Anforderungen können auch in anderen Richtlinien erscheinen.
Sicherheit
Die Velcro Unternehmensgruppe muss gegen die unbefugte oder rechtswidrige Bearbeitung von Finanzinformationen und gegen den zufälligen Verlust, die Zerstörung oder Beschädigung von Finanzinformationen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen durchführen. Die Velcro Unternehmensgruppe muss einen Sicherheitspegel gewährleisten, welcher dem Schaden angemessen ist, der aus solch einer unbefugten oder rechtswidrigen Bearbeitung oder zufälligen Verlust, Zerstörung oder Beschädigung von persönlichen Daten und der Natur der zu schützenden Daten resultieren kann, und sie muss angemessene Schritte zur Sicherstellung der Einhaltung jener Maßnahmen unternehmen. Die Mitarbeiter sind dafür verantwortlich, die empfohlenen bewährten Datensicherheitspraktiken zu adoptieren, wie zum Beispiel Verschlüsselung, und die Datenklassifikationsrichtlinien und -Standards einzuhalten.
Wie werden Finanzinformationen benutzt
Wir werden die Finanzinformationen nur für legitime Geschäftszwecke erfassen. Wir erfassen Finanzinformationen unserer Lieferanten für Zahlungszwecke. Unsere Banken können Scheck-. Überweisungs- und ACH-Informationen für Zahlungszwecke benötigen. Ebenso können wir Kontodaten für Kunden erfassen, die uns um eine Abbuchung von ihrem Konto gebeten haben, und Kreditkartendaten für bestimmte Kunden, die per Kreditkarte bezahlen möchten. Firmenkreditkartennummern werden nur vorübergehend aufbewahrt. Sie werden bei einer Auftragseingabe einer Bestellung hinzugefügt und alle Ziffern mit Ausnahme der letzten 4 werden entfernt, wenn die Kreditkarte belastet wird. (Die letzten vier Ziffern werden aufbewahrt, um feststellen zu können, welche Kreditkarte zur Zahlung benutzt wurde.)
Bestimmte Mitarbeiter unserer Finanzabteilung, wie jene in der Kreditorenbuchhaltung, haben als Teil ihrer beruflichen Verpflichtungen Zugriff auf diese Informationen.
Wir wählen zur Bearbeitung Ihrer Finanzinformationen nur zuverlässige Bankpartner, welche die branchenüblichen Standardrichtlinien und Verfahren zur Datensicherheit einhalten müssen.
Nichteinhaltung/Non-Compliance
Wird festgestellt, dass ein Mitarbeiter gegen diese Richtline verstoßen hat, wird dieser Disziplinarmaßnahmen, bis hin zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses, unterzogen.
Wirksamkeitsdatum: 15. Oktober 2023